Inmiddels is het centrale register waarin alle ‘Ultimate Beneficial Owners’ of ‘uiteindelijke begunstigden’ van een vennootschap of andere Belgische juridische entiteit geregistreerd staan (het ‘UBO-register’) u welbekend. Met het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 werden een aantal inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd in de regelgeving rond het register. Hierna worden de belangrijkste wijzigingen voor u op een rijtje gezet.
Documentatieverplichting
Voortaan zullen alle informatieplichtige entiteiten (vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en soortgelijke constructies) verplicht zijn ook “elk document dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is” aan te leveren en toe te voegen bij hun registratie in het UBO-register.
Hoewel er tot nu toe geen wettelijke bepaling voorhanden was om deze verplichting op te leggen, bepaalden de eerste versies van de FAQ bij het UBO-register reeds dat er “bewijsstukken van de meegedeelde informatie dienen bijgevoegd te worden (volgens het geval en de appreciatie van de informatieplichtige: kopie van de identiteitskaart/ paspoort, statuut van de vennootschap, register van de aandeelhouders, authentieke akte, etc.)”. Omdat deze verplichting op heel wat protest stuitte, stelde de overheid haar standpunt bij en werd deze administratieve verplichting weggelaten in latere versies van de FAQ.
In het nieuwe KB is er wel een wettelijke grondslag opgenomen om een documentatieverplichting op te leggen. Het blijft echter wel onduidelijk hoe ruim deze nieuwe verplichting moet worden ingevuld en welke documenten er met andere woorden zullen moeten worden aangeleverd.
Trusts en ‘soortgelijken’: voorafgaande inschrijving in de KBO
Voorts verplicht het KB trusts, fiduciebeheerders en soortgelijke juridische constructies om zich in te schrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. De reden hiervoor is dat het ICT-systeem van het UBO-register zo is ontwikkeld dat de registratie in het register enkel kan plaatsvinden via het ondernemingsnummer (dit is een uniek identificatienummer dat wordt toegekend bij een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen).
Toegang tot het register
Een derde en verstrekkende wijziging die werd ingevoerd, heeft betrekking op de toegang en de inhoud van het register. Vooreerst zullen niet langer enkel de “actuele gegevens van het register” zichtbaar zijn, maar ook “de historiek en de wijzigingen ervan”. Dit laatste zou nodig zijn om de gebruikers van het register toe te laten hun analyses uit te voeren rekening houdende met de historische evoluties van de controlestructuur van de informatieplichtige.
Daarnaast wordt de toegang tot het register voor iedere burger geopend voor bepaalde gegevens van (i)vzw’s en stichtingen. Meer concreet krijgt elke burger vanaf nu toegang tot de gegevens van onder meer de leden van de raad van bestuur en de oprichters.
Weigering van beperking toegang? Verzoek tot herziening mogelijk
Elke UBO die aantoont dat de toegang tot bepaalde gegevens “een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie inhoudt” kan aan de overheid vragen om de informatie die op hem betrekking heeft geheel of gedeeltelijk verborgen te houden. Indien de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is, kan deze afwijking automatisch worden toegestaan wanneer hij zijn gegevens registreert in het UBO-register.
Wanneer de overheid weigert in te gaan op dergelijk verzoek, kan voortaan elke UBO een “verzoek tot herziening” instellen binnen de twee maanden vanaf de ontvangst van de weigeringsbeslissing.
Inwerkingtreding
Het KB treedt in principe in werking 10 dagen na de publicatie ervan in het Belgisch Staatsblad, wat betekent dat het op 11 oktober 2020 in werking is getreden.
In een nieuwsbericht op haar website heeft de FOD Financiën intussen bekendgemaakt dat zij voor de informatieplichtigen die reeds vóór 11 oktober 2020 geregistreerd waren in het UBO-register, een tolerantieperiode tot en met 30 april 2021 toestaat voor wat betreft de nieuwe documentatieverplichting. Bij registraties die plaatsvinden vanaf 11 oktober 2020 dienen wel meteen alle nodige documenten opgeladen te worden.